Blog: Christel & Ankie

HR & Communicatie:
Waarom is dit een gouden combinatie bij Onboarding?

HR & Communicatie, twee vakgebieden die in organisaties een belangrijke rol spelen. HR als het gaat om het ontwikkelen van het menselijk kapitaal, in de breedste zin van het woord. En Communicatie voor de externe en interne profilering van de organisatie.

Waar het bij beide vakgebieden om gaat, is verbinding. Bij HR met name om de verbinding tussen de medewerkers onderling en de medewerkers met de organisatie. Bij de afdeling Communicatie (meestal) om de verbinding tussen klanten en de organisatie. Deze twee komen samen wanneer het gaat om interne communicatie of internal branding zoals dat zo mooi heet. Branding is het beïnvloeden van percepties, terwijl internal branding gaat over het verankeren van identiteit in interne processen (1)en gedrag. Een term die hier nauw mee samenhangt is ‘alignment’. In deze context betekent dat ‘het op één lijn zitten met de organisatie’.

En dit is waar het bij Onboarden om gaat. Het ultieme doel is dat medewerkers zich thuis voelen in de organisatie en trots zijn.

Verbinding en internal branding

“Maak als bedrijf duidelijk wie je bent en waar je voor staat, maak dat waar in alles wat je doet en een klinkende reputatie en succes zijn je deel. Het is geen rocket science. Gewoon doen is genoeg en dat begint altijd intern.”
Luc van Beers (“communicatie-goeroe”)

Samenwerking bij Onboarding

Wanneer mensen nieuw binnenkomen, is dat hét moment om ze mee te nemen in wat de organisatie belangrijk vindt. Wat je als organisatie wil bereiken bij je medewerkers (internal branding) moet daarom ook vertaald worden naar het inwerkprogramma.

Bij wie ligt Onboarding?

De verantwoordelijkheid van Onboarding ligt veelal bij de leidinggevenden en het team. Echter, de ontwikkeling en coördinatie ervan wordt in veel gevallen door de HR-afdeling gedaan. Vaak in het verlengde van recruitment. Dit hoeft niet te betekenen dat HR alle bijhorende taken moet doen. Zij zijn ondersteunend aan het management.

Bij Onboarding gaat het over contact met medewerkers (doelgroep) en het overdragen van informatie (boodschap). En daar komt Communicatie om de hoek kijken. Hoe wordt de boodschap die je als organisatie over wil brengen vertaald: in welke vorm giet je de ‘droge’ informatie, welke tone of voice gebruik je. Ook de toepassing van de huisstijl en timing zijn onderdelen die invloed hebben op hoeveel en welke informatie blijft hangen.

Gedrag

Zoals we bij All Onboard kijken naar Onboarding is het niet alleen de nieuwe medewerker waar het om gaat. Ook de collega’s van deze nieuwe medewerker en de manager spelen een cruciale rol in het inwerkproces en verdienen dus aandacht. Want ook onderzoek naar internal branding (2) laat zien dat (voorbeeld)gedrag van de leidinggevende van invloed is op de interne alignment. Gedrag kan daarom gezien worden als onderdeel van het inwerkprogramma waarbij zowel HR als Communicatie een faciliterende en/of coachende rol hebben richting de managers en het huidige team.

Maar dat is logisch

HR & Communicatie, een meer dan logische samenwerking zou je zo zeggen. Toch zien wij in veel organisaties dat er nog meer kan worden samengewerkt. Door de krachten te bundelen heb je meer impact. Open deuren? Waarschijnlijk wel.

Voorbeelden

Hieronder een paar voorbeelden die de impact laat zien van de samenwerking tussen HR & Communicatie bij Onboarding.

 

Voorbeeld 1

Je kunt het van jezelf waarschijnlijk nog herinneren, een nieuwe medewerker krijgt de eerste dagen een gigantische bulk aan informatie: organisatieomschrijving met missie en visie, jaarrapporten, huisreglement, functieomschrijving, overzicht van alle systemen, informatie over de beveiliging, enz. Het maakt dag en nacht verschil wanneer je goed nadenkt over hoe en wanneer je deze informatie overdraagt.

Hoe? Op papier of digitaal, in welke schrijfstijl, hoe mooi en helder is het opgemaakt, zijn visualisaties van toegevoegde waarde. Maar ook wanneer. Is het nodig dat iemand alles op de eerste dag ontvangt, of kun je dat over een langere periode spreiden.

Combinatie HR en Communicatie

Afbeelding:
Links het huisreglement uitgetypt zodat het “mooi” op een A4 kan 😉. Rechts de huisregels beknopt en visueel uitgewerkt (in huisstijl).

Voorbeeld 2

Een app is een veel gebruikt middel tijdens Onboarding. En vaak terecht, het kan heel handig zijn om de nieuwe medewerker te voorzien van bepaalde informatie. Maar juist met persoonlijke interactie kun je én nieuwe medewerkers laten beleven wat nu echt je cultuur is én collega’s onderling kennis laten maken. Persoonlijk contact kan gezien worden als een middel in het inwerkprogramma.

Door de samenwerking tussen HR en Communicatie bepaal je welke informatie je verwerkt in welke middelen en maak je duidelijk wie op een specifiek moment tijdens het inwerken, welke verantwoordelijkheid heeft.

 

Bronnen:
1-Cees van Riel, in het boek Internal Branding 2.0 van Luc van Beers & Gaby Nedeski
2-Publicatie Internal Branding: een introductie, Drs. Anna Giling
3-Appical 2017